Objectivo
Hola operadores de flotas y administradores,
Escribí esta guía después de hablar con muchos de nuestros clientes, quienes querían aprender como maximizar la administración del combustible en su negocio.
La mayoría de los dueños de empresas o gerentes de flotillas poseen mucho conocimiento sobre el arte de los camiones, gracias a años de experiencia. Sin embargo, el reto muchas veces recae en compartir esta experiencia para empoderar y guiar a sus equipos.
El propósito de esta guía es ayudarlos a ustedes, dueños de empresa, gerentes de flota y su personal administrativo para que tengan conversaciones productivas con su equipo. Mas importante, está enfocado para promover la adopción de herramientas y mejores prácticas que puedan reducir significativamente el desperdicio innecesario de combustible en operaciones.
Al aplicar las estrategias descritas en esta guía, ustedes podrán identificar de mejor forma, situaciones de mal uso, fraude o robo de combustible, así como ineficiencias mecánicas de sus unidades que impactan negativamente a su empresa.
Espero esta guía les traiga valor.
Gracias
Chris Hammer
Fundador y Presidente de Energie Fuel Group
Comparte este PDF con tu equipo haciendo clic aquí: Administración de Combustible para Flotas
1) Análisis de Millas por Galón (MPG)
Una gran forma de comenzar a monitorear las MPG promedio de cada unidad es con una tabla de Excel. Esto facilita identificar comportamiento inusual, o diferente del conductor para poder analizar más a detalle.
- Clasifica la información de MPG por tipo de vehículo, y/o modelo/año del motor.
- Crea una segunda clasificación basada en las características de la ruta, para identificar patrones.
Por ejemplo, una ruta plana a nivel del mar va a tener un MPG muy diferente a una que atraviese montañas.
Una vez que tenga su tabla, podrá iniciar a analizar los datos de MPG de forma regular. Recomendamos que la frecuencia de estos análisis se alinie con las necesidades de su negocio. Dependiendo de su operación, puede hacer el análisis de MPG por semana, quincenal o mensual.
2) Análisis de Ruta
Antes de que un operador inicie su ruta, investigue el origen y destino de su viaje. Este proceso debe incluir identificar estaciones autorizadas a lo largo de la ruta y enfatizar con sus operadores el uso de opciones más económicas, tal como estaciones CFN y sitios cardlock.
Recomendamos que involucre a sus operadores en este proceso de toma de decisiones, ya que son ellos los mas familiarizados con las rutas que recorren. Hacer esto no solo incrementa la adopción de y voluntad de sus operadores a estos cambios, sino que también crea una oportunidad para desarrollar algún programa de reconocimiento a sus operadores, que incentive y premie la participación y desempeño de ellos.
Antes de completar su análisis de ruta, también recomendamos calcular la distancia entre punto de salida y destino. Esto le ayudara a calcular los galones que va a requerir para completar el viaje y establecer expectativas más precisas de consumo de combustible.
3) Control de la Capacidad del Tanque
Para entender mejor la capacidad de cada tanque, recomendamos crear otra tabla que le permita ver fácilmente la capacidad de los tanques en toda su flota.
Una de las herramientas más útiles que les podemos ofrecer, es la habilidad de establecer un límite de galones por transacción. Esto permite que el operador únicamente cargue los galones necesarios para llenar el tanque. Usted y su equipo recibirán una notificación si un operador intenta exceder este límite.
4) Proporción Saludable de Diesel y DEF
Entendemos que el mantenimiento del motor es alta prioridad para operadores de flotas. Para ayudar a monitorear el desempeño de sus vehículos, recomendamos crear una tabla para el consumo de DEF por vehículo, o agregar una columna/fila a la tabla que use para las MPG.
El objetivo es crear una formula que calcule la proporción de consumo entre DEF y diésel. Monitorear esta información le permitirá establecer una línea base mas certera para cada vehículo e identificar rápidamente uso fuera de lo normal o inusual, tanto de DEF como de diesel.
Como referencia estándar, el promedio de consumo de DEF normalmente es entre el 2% y 3% del consumo de diésel. En otras palabras, generalmente se consumen 2 a 3 galones de DEF por cada 100 galones de diésel.
5) Análisis Detalldo de Consumo de Combustible
Si sigue las primeras 4 recomendaciones, este quinto paso le ayudara a crear una tabla que rastree galones cargados contra galones consumidos. El objetivo es calcular de forma certera el promedio de consumo por vehículo. Este reporte puede ayudar a la empresa a identificar anomalías de forma rápida y entender mejor las causas de un consumo excesivo o inusual.
Recomendamos generar este reporte de forma regular, de acuerdo con los requerimientos de su empresa y sus necesidades. Ya sea que decida hacerlo de forma semanal, quincenal, mensual, por viaje o por entrega, la clave es mantener constancia en el análisis y esfuerzos de monitoreo.
6) Candados Antisifón
Una recomendación práctica para evitar el robo de combustible, es invertir en productos “antisifón” para los tanques de diésel de sus unidades. Estos equipos ayudan a prevenir el robo de combustible ya que impiden que metan mangueras para sacar combustible.
7) Consumo de Diesel en California, Comparado a Otros Estados
Para empresas que operan fuera de California, recomendamos calcular los galones requeridos para que la unidad viaje desde su origen a la primer estación de un estado vecino. Este calculo puede hacerse con las recomendaciones dadas anteriormente.
Al cargar en California, únicamente compre el diésel necesario para llegar a la primer estación fuera de California.
Cargar fuera de California puede tener un impacto positivo en sus declaraciones de impuestos, y costos de combustible en general. Sin embargo, no recomendamos salir de California solo para cargar combustible y regresar inmediatamente. Los costos de combustible son menores en estados vecinos, ya que no tienen los impuestos de California.
También tome en cuenta que toda compra de combustible hecha fuera de California debe ser reportada en sus declaraciones de impuestos, incluyendo reportes IFTA, en caso de ser requeridos.
8) Sobre Llantas
Cuando hablamos de llantas, debe analizar y comparar todas las opciones disponibles. Investigue sobre que llanta es mejor para las rutas que tendrá la unidad. Por ejemplo, si la unidad no irá a lugares con clima severo (lluvia o nieve), elija una opción mas apropiada. Recomendamos buscar llantas con baja resistencia al rodar.
De igual forma, haga lo siguiente de forma regular:
- Revisar la presión de cada llanta.
- Rotar las llantas cuando sea necesario.
9) Control de Crucero
Nuestra última recomendación es alentar a sus operadores a utilizar el control de velocidad crucero cuando sea posible. Esto ayuda a mantener una velocidad constante, reduciendo aceleración y frenado innecesarios.
Muchos vehículos modernos ya están equipados con sistemas avanzados de control crucero, los cuales están diseñados a mejorar el rendimiento de combustible. Si se usan correctamente, estos sistemas pueden ayudar a mejorar las MPG, reducir la fatiga del operador y mejorar la operación general del vehículo.
10) Resistencia del Aire (Aerodinámica)
De ser posible, recomendamos invertir en sistemas aerodinámicos, tal como desviadores de aire o spoilers. Esto es especialmente importante para vehículos grandes, como vans, rabones o camiones. Un sistema aerodinámico puede ayudar a reducir la resistencia del aire, resultando en mejor rendimiento de combustible y la eficiencia general del vehículo.
Para unidades “flatbed”, con cargas grandes o altas, es importante organizar y asegurar el cargamento de tal forma que minimice la resistencia del aire, y mantener una distribución de peso apropiada. Haciendo estas 2 cosas pueden contribuir a mejorar el rendimiento, estabilidad y seguridad de la unidad.
11) Mantenimiento Preventivo
Cuando hablamos de mantenimiento preventivo, también es importante llevar una tabla que lleve el registro de estas actividades. Considere monitorear cosas como cambios de aceite de motor y transmisión. Recuerde que no todos los aceites son iguales, incluyendo sintéticos y mezclas de aceite. Asegúrese de investigar y elegir los productos que mejor se adapten a las necesidades de la unidad y las condiciones de operación, para ayudar a maximizar el desempeño del motor y mejorar el rendimiento de combustible.
De igual forma, los sistemas de Filtros de Partículas de Diésel (DPF), también deben tener un mantenimiento preventivo para revisar y limpiar estos filtros. Mantener un programa constante de limpieza de DPF puede reducir significativamente los ciclos de regeneración de su motor, ayudando con la eficiencia del combustible y mejorar el desempeño del motor, lo que a su vez extiende la vida del sistema DPF.
El sistema de combustible de sus vehículos también deben ser una prioridad. Afortunadamente, los estándares de calidad del combustible en el país ayudan que tanto diesel como gasolina, cumplan con requisitos de calidad aceptables. Sin embargo, la contaminación en el combustible o en el sistema de combustible también puede suceder.
Esta contaminación puede ocurrir en su transporte, almacenamiento, carga y descarga. Por esta razón, puede ser benéfico que utilice aditivos para gasolina, diseñados para limpiar y mantener el sistema de combustible de sus vehículos en optimas condiciones.
Adicionalmente, también recomendamos revisar de forma regular lo siguiente:
- Filtros de aire, aceite y combustible.
- Radiador y sistemas de enfriamiento del sistema.
- Presión y rotación de llantas.
- Fluidos, incluyendo antifreeze, de frenos y del parabrisas.
- Revision visual para fugas y goteos.
- Sistemas eléctricos y sus cableados.
- Sistemas de iluminación interior y exterior.
- Sistema de frenos.
- Soportes de motor, soportes de transmisión y componentes relacionados.
- Ejes, componentes de dirección y puntos de lubricación.
Realizar mantenimiento preventivo puede ayudar a reducir tiempo perdido, mejorar el rendimiento del combustible, extender la vida útil del vehículo y prevenir gastos mayores.
Sobre el Autor y la Empresa
Gracias por acompañarme a mí y a mi equipo hasta el final. Esperamos de verdad que algunas de estas ideas te ayuden a ti y a tu equipo a manejar su flotilla de una mejor manera. En Energie Fuel, trabajamos para darte el apoyo y las herramientas que necesitas para controlar mejor los gastos de combustible y así enfocarte en tu negocio.
En mis primeros años, cambiando de trabajo en trabajo, terminé en la industria del combustible. Me dieron una oportunidad y la tomé, pensando que sería fácil y que me iría muy bien rápido. Pero no fue así. La vida me enseñó que el éxito no se trata solo de dinero. Aun así, esa experiencia me dejó buenas lecciones que hasta hoy me ayudan.
De verdad disfruto ayudar a mis clientes con productos y servicios útiles. En 2017 nació Energie Fuel con la idea de dar más libertad, mejores herramientas y más apoyo en la industria de tarjetas de combustible. Junto con nuestro socio Lakeview Petroleum, ayudamos a empresas de todos los tamaños a reducir sus gastos de combustible.
Ofrecemos programas de tarjetas de combustible económicos, así como combustible en sitio, lubricantes, DEF y aditivos de alta calidad para diferentes tipos de flotillas.
Tengo la suerte de trabajar con un gran equipo del que estoy muy orgulloso. Juntos logramos mucho y seguimos comprometidos en ayudar a nuestros clientes a tener éxito.
Gracias otra vez por tu tiempo.
Vive y trabaja con energía positiva.
Chris Hammer
Fundador y Presidente de Energie Fuel Group