Con el aumento en los costos del combustible, una mala administración de los gastos de tu flotilla puede tener un impacto todavía mayor en el presupuesto de la empresa. Aunque al principio un poco de mal uso de las tarjetas de combustible puede no parecer gran cosa, algunas compras no autorizadas o el uso de la tarjeta para vehículos personales pueden acumularse rápidamente con el tiempo.
Las tarjetas de combustible están diseñadas para ayudar a reducir los costos de combustible y brindar un mejor control sobre los gastos relacionados con la flotilla. Aquí te presentamos cinco controles de tarjetas de combustible que pueden ayudar significativamente a reducir el mal uso de las tarjetas, mejorar la responsabilidad de los conductores y, en última instancia, ahorrar dinero a tu negocio.
1) Límites de Transacciones
Este es probablemente uno de los controles más sencillos, pero puede ser muy útil cuando se configura correctamente. Los límites de transacciones controlan la cantidad de compras de combustible permitidas en cada tarjeta por día.
Es uno de los límites más útiles porque no requiere esfuerzo manual adicional por parte del gerente de flotilla. Si un conductor intenta exceder el número permitido de transacciones, la compra será rechazada en la bomba.
Recomendamos conocer bien las rutas de tus conductores y con qué frecuencia normalmente cargan combustible durante un día de trabajo. Los límites de transacciones también funcionan muy bien en conjunto con los parámetros de horario, lo que puede brindar todavía más protección contra el robo de combustible y el mal uso de las tarjetas.
2) Parámetros de Horario
La configuración de parámetros de horario les da a los gerentes de flotilla un mayor control sobre cuándo pueden utilizarse las tarjetas de combustible. Si tu flotilla opera con un turno o una ruta específica, configurar las tarjetas para que coincidan con esos horarios de trabajo es otra excelente manera de controlar su uso sin requerir trabajo manual adicional.
Recomendamos agregar un pequeño margen de tiempo en caso de tráfico, retrasos o si un trabajo tarda un poco más de lo esperado.
Por ejemplo, si un conductor solo tiene permitido cargar combustible de lunes a viernes, pero intenta utilizar la tarjeta el sábado para un vehículo personal, la transacción puede ser rechazada automáticamente con base en los parámetros de horario establecidos por el gerente de flotilla.
3) Límites por Carga y por Galones
El límite por carga controla cuántos galones pueden bombearse a un vehículo en una sola transacción. Recomendamos configurar este límite de acuerdo con la capacidad del tanque de combustible del vehículo.
Los límites diarios o mensuales de galones requieren un poco más de cálculo y un buen conocimiento de las rutas y jornadas normales de tu flotilla. Crear una hoja de cálculo que registre el rendimiento promedio de MPG de cada vehículo es una excelente forma de comenzar a monitorear el desempeño de la flotilla y determinar qué tipo de límite de combustible funciona mejor.
Esto también puede facilitar la identificación de comportamientos inusuales o fuera de lo normal por parte de los conductores para investigarlos con mayor detalle.
También puedes crear una hoja de cálculo que compare los galones de combustible cargados contra los galones consumidos. Esto puede ayudarte a determinar qué tipo de límite diario o mensual de galones tiene más sentido para cada vehículo de tu flotilla.
4) Autorizar Productos
Además de establecer límites en la bomba, las tarjetas de combustible también permiten a los gerentes de flotilla controlar qué productos pueden comprar los conductores en las estaciones de servicio.
Si un conductor opera un vehículo diésel durante sus horas de trabajo, recomendamos configurar la tarjeta para permitir únicamente la compra de diésel. Si el conductor intenta comprar cualquier otro combustible o producto no autorizado, el gerente de flotilla puede recibir una alerta indicando qué producto fue comprado.
Esto también puede utilizarse como una oportunidad de capacitación si tu empresa tiene reglas estrictas sobre lo que puede adquirirse con una tarjeta de combustible.
Otra forma común en que los conductores utilizan las tarjetas de combustible es dentro de las tiendas de conveniencia o para comprar lavados de autos o camiones. Si la empresa permite que estos servicios se paguen con la tarjeta de combustible, el proveedor de la tarjeta puede configurarlos como compras autorizadas.
Si la empresa no permite compras dentro de tiendas de conveniencia, conocidas comúnmente como C-Store, el gerente de flotilla puede recibir una alerta cuando la tarjeta se utilice para realizar una compra no autorizada dentro de la tienda.
Las pequeñas compras en tiendas de conveniencia pueden acumularse rápidamente, especialmente en flotillas grandes. Las restricciones de productos brindan a los gerentes de flotilla un mayor control sobre los gastos relacionados con el combustible y ayudan a evitar gastos innecesarios.
5) Bloqueo de Estados y Códigos Postales
El último control de tarjetas de combustible que recomendamos ampliamente es establecer estados autorizados con base en las zonas donde normalmente opera tu flotilla. Esto permite que las tarjetas funcionen únicamente dentro de las áreas designadas.
Esta configuración no solo ayuda a los gerentes de flotilla a llevar un mejor control de dónde pueden cargar combustible los conductores, sino que también puede ser una de las herramientas más importantes para detectar posible fraude con tarjetas de combustible.
Cuando ocurre clonación, skimming u otro tipo de fraude con tarjetas de combustible, los intentos no autorizados pueden aparecer en estados donde la flotilla normalmente no opera. Configurar parámetros estrictos por estado puede rechazar automáticamente esas transacciones fuera del área autorizada.
Si ocurre un intento no autorizado fuera del estado, el gerente de flotilla puede recibir una alerta de fraude para revisar, desactivar y reemplazar la tarjeta si es necesario.
Un control todavía más estricto es bloquear ciertos códigos postales, lo que puede limitar aún más las estaciones minoristas donde los conductores tienen permitido cargar combustible.
Por ejemplo, si un gerente de flotilla quiere que sus conductores utilicen estaciones de combustible al mayoreo siempre que sea posible, pero existe un código postal dentro de la ruta donde solamente hay estaciones minoristas más caras, ese código postal puede bloquearse para ayudar a evitar que los conductores carguen combustible allí.
Los gerentes de flotilla también pueden bloquear códigos postales donde exista un historial de skimming de tarjetas u otro posible fraude con tarjetas de combustible.
Esperamos que esta guía te ayude a comprender mejor los controles de tarjetas de combustible disponibles para los gerentes de flotilla. Estos controles y límites no están diseñados para dificultar las operaciones de tu flotilla. Están diseñados para ayudarte a administrar mejor los gastos de combustible, proteger a tu empresa y mejorar la responsabilidad dentro de la flotilla.
También pueden crear valiosas oportunidades de capacitación al ayudar a los gerentes de flotilla a identificar compras de combustible o comportamientos inusuales antes de que esos gastos se conviertan en un problema mayor.
Si tienes preguntas sobre tarjetas de combustible o quieres saber qué controles funcionarían mejor para tu empresa, comunícate con Energie Fuel para conocer cómo la Energie Fuel Card puede ayudarte a administrar las necesidades de combustible de tu flotilla.